Hur dina medarbetare engagerar sig med sociala medier

Även om du är den enda personen som engagerar sig via sociala medier för ditt företag, förutse att anställda eller lagmedlemmar eller assistenter eller till och med byråer kommer på något ställe att slutföra dessa uppgifter för dina räkning. Ställ ut dina grundregler för online-engagemang nu, istället för att vänta tills du behöver lämna av uppgifterna till någon annan.

Företagets interna riktlinjer för sociala medier engagemang (SME) kommer ofta att likna de offentliga riktlinjerna du lägger in för att ditt online-community ska följa. Det beror på att de grundläggande principerna om gott samhällsbeteende fungerar bra oavsett deltagarna eller miljön.

I denna lista beskrivs några frågor som ska behandla hur dina anställda hanterar små och medelstora företag för ditt företag:

• Frekvens för deltagande: Även om du redan har ett inläggschema behöver du riktlinjer att ange hur onlinemiljöer och konversationer ska integreras i människors dagliga arbete.

• Godkänd innehåll: Låt din sociala media redaktionskalender vara din interna guide för att utveckla och publicera godkänt innehåll.

• Samtalstangenter: Din varumärkesriktlinjer informerar din meddelandekarta för att ge mer än de visuella elementen i din logotyp - de styr också personlighet, ton och röst för ditt varumärke i sociala medier, ner till nyckelord och fraser för att använda online och vilka typer av innehåll som ska posta, beroende på vem du riktar in.

• Svarstil: Varje socialt nätverk och online kommunikationsverktyg har plattformsspecifika sätt att reagera och interagera. Spell ut hur ditt team behöver svara, till exempel när du vill gilla folkets kommentarer på Facebook eller hur man svarar på en retweet på Twitter.

• Kommandokedja: Upprätta ett tydligt definierat system för att avgöra vem som är ansvarig. Om din organisation har olika lagmedlemmar, ange vem som är en anställd direktinspektör och vilka aktiviteter eller åtgärder måste godkännas eller övervägas av en chef.

• Poliseringsprocessen: Översiktsteg för att ta bort olämpligt innehåll eller kommentarer online och stava ut vem som har möjlighet att ta bort material. Många sociala nätverk ger inte olika nivåer av administrativ åtkomst, så dina regler och riktlinjer kommer att diktera roller, ansvar och behörigheter.

Låt anställda i viss utsträckning använda sin bästa bedömning när de interagerar online. Så länge som alla är anpassade med avseende på värden, tonen och övergripande mål, ska ditt team kunna svara och agera efter behov, särskilt om du - eller deras handledare - inte kan svara snabbt.Förseningar i att svara kan skapa en negativ situation i sociala nätverk. Uppmärksamhet och lyhördhet kan bidra till att undvika potentiella problem.

Addera sannolikheten för att dina anställda använder sociala medier i sitt personliga liv. Lägg till i anställningshandboken specifika regler för innehåll som ditt företag tillåter och tillåter inte arbetstagare på deras sätt att bete sig i sociala nätverk på egen tid och inom sina egna "privata" nätverksnätverk.

Vi säger "privat" eftersom ingenting som publiceras på nätet är verkligen privat. Även det mest låsta Facebook eller Twitter-kontot eller e-postmeddelandet kan producera foder som distribueras över Internet. När materialet släppts från en säker dator till Internet är verkligheten att den potentiellt kan avslöjas för onlinevärlden.

Du är inte immun mot farorna med vårdslös online kommunikation och olämpliga utbyten i sociala medier. Ett misstag kan snöboll in i en lavin av problem för ditt företag. Titta på vad du säger och publicera på nätet, och vara en förebild för dina anställda när det gäller lämpligt onlinebeteendet.